経営者が日々書く稟議書・補助金申請書・取引先への案内文。「書き出しが浮かばない」「ロジック構成が甘くないか不安」「お役所言葉が出てこない」——こうした”書類仕事”に1日30分〜1時間を取られていないでしょうか。Claudeを正しく使えば、これらの作業を5〜10分に短縮できます。

本記事では、宮崎の中小企業経営者がすぐ使える文書テンプレ8種を、プロンプト実例とともに公開します。社内稟議から補助金申請まで、コピペで使える形でまとめました。

なぜ社長業に「文書作成AI」が必要なのか

経営者の時間の2〜3割は「書類仕事」に消えている

中小企業の社長が1日のうち書類作成に費やす時間は、平均で1.5〜2時間といわれます。稟議書、銀行向け事業計画、補助金申請、社内通達、取引先案内、お詫び文——どれも「経営者本人が書く」必要があり、部下に丸投げできない領域です。

月20日勤務で換算すると、文書作成だけで月30〜40時間。これは経営判断や営業活動に回すべき時間を、書類が奪っているとも言えます。

役所・取引先・銀行——相手別に「言い回し」を変える負担

文書のしんどさは、相手別に語彙・トーンが全く違うところにあります。

• 行政・金融機関：「貴行におかれましては」「下記のとおりご案内申し上げます」など格式高い言い回し
• 取引先：丁寧だが過度に堅くしない、ビジネスライクな表現
• 従業員：分かりやすく、読み手の不安に配慮した柔らかい表現
• 顧客：親しみやすく、しかし誤解のない明快な表現

経営者はこの4種を頭の中で切り替えながら書いています。Claudeに「相手」を指定するだけで、語彙・トーン・敬語レベルを自動で調整してくれるのが最大のメリットです。

Claudeが特に得意な3つの文書タイプ

Claudeは長文の論理構成と日本語の自然さに強みがあり、特に以下が得意です。

1. 論点を整理する書類（稟議書・事業計画・提案書）
2. トーンを使い分ける書類（謝罪文・案内文・お詫び）
3. 公的書類の体裁を整える書類（補助金申請・推薦依頼）

逆に苦手なのは「最新の制度名・金額・締切」など、リアルタイム情報を伴うもの。これは別途、公式サイトから持ち込んだ情報をClaudeに渡す方式で解決します（本記事のテンプレ3で実演）。

稟議書・申請文書をClaudeで作る基本5ステップ

テンプレに入る前に、どんな文書にも共通する「失敗しない手順」を押さえておきます。

ステップ1：書く目的と読み手を1行で渡す

最初に伝えるのは、「何の文書か」「誰に読ませるか」の2点だけ。これがないと、Claudeはトーンを当てずっぽうで選びます。

例：「専務取締役向けの社内稟議書を書きたい。IT投資の承認を取るのが目的」

ステップ2：必須項目（金額・期間・効果）を箇条書きで渡す

決裁文書には必ず入る項目があります。先に箇条書きで渡せば、Claudeはそれを順序立てて文章化してくれます。

例：「金額：年間36万円／期間：1年契約／効果：経理工数を月20時間削減／導入時期：来月から」

ステップ3：自社のトーン（堅め／フランク）を指定する

「うちの会社は格式重視」「うちはオーナー企業でフラット」など、社風によって適切なトーンは違います。Claudeに「堅めの稟議書フォーマットで」「ですます調で柔らかく」と一言添えると精度が上がります。

ステップ4：論点漏れがないか「逆質問させる」

これが最大のコツです。一度書かせた後で、こう続けます。

「この稟議書を専務が見たときに、追加で質問されそうな点を3つ挙げてください」

Claudeが「投資回収期間は？」「代替案は検討した？」など想定質問を返してくるので、それを本文に追記すれば決裁が一発で通る稟議書になります。

ステップ5：自分の言葉で書き直す（生成丸投げNG）

Claudeの出力をそのまま提出すると、不自然に滑らかすぎて「AIで書いた」と一発でバレます。社長の口癖・自社独自の言い回しを必ず2〜3カ所差し込んで、自分の文書に仕立て直してください。

【テンプレ8種】社長がすぐ使える文書プロンプト集

ここからが本題です。コピペして使えるプロンプトを8パターン用意しました。{ } の部分を自社情報に書き換えてください。

テンプレ1：社内稟議書（IT投資・備品購入）

あなたは中小企業の総務部長です。
以下の条件で、社内稟議書のドラフトを作成してください。

【決裁者】{専務取締役}
【件名】{クラウド会計ソフト導入の件}
【金額】{年間36万円（月額3万円）}
【期間】{1年契約・自動更新}
【導入目的】{経理担当者の月次処理工数を削減し、経営判断に必要な月次試算表を翌月5営業日以内に作成できる体制を構築するため}
【期待効果】{経理工数 月20時間削減／月次決算 翌月10営業日→5営業日に短縮}
【代替案検討】{他社2社と比較したが、操作性とサポート体制で当該製品を選定}

フォーマット：起案日／件名／決裁区分／本文（背景・目的・内容・効果・予算）／添付資料一覧
トーン：格式高い社内文書として、簡潔かつ論理的に
出力後、「決裁者が追加で質問しそうな論点を3つ」も併せて教えてください。

テンプレ2：金融機関向け事業計画書の骨子

あなたは中小企業診断士です。
以下の事業を金融機関（メインバンクの宮崎支店）に説明する事業計画書の骨子を作ってください。

【事業概要】{宮崎県内の中小企業向けAIコンサルティング事業}
【現在の業績】{年商◯◯万円／粗利率◯◯％／顧客数◯◯社}
【今後3年計画】{年商◯◯万円目標／新規顧客◯◯社／粗利率◯◯％}
【投資内容】{設備投資◯◯万円／人材採用◯名／広告宣伝費◯◯万円}
【返済原資】{営業キャッシュフロー年◯◯万円から返済}

構成：①事業概要 ②市場環境 ③強み・差別化 ④3年売上計画 ⑤投資計画 ⑥返済計画 ⑦リスク要因と対策
分量：各項目300〜500字程度、合計A4で4枚以内
トーン：銀行員が読みやすい、定量データを多用した報告書スタイル

テンプレ3：補助金申請の事業計画パート（公募要領貼付型）

補助金申請は公募要領の評価項目に合わせて書くのがコツです。Claudeに公募要領を貼り付けて、評価項目を逆算させます。

以下の公募要領を読んで、評価項目を抜き出してください。
そのうえで、当社が記載すべき事業計画の骨子（H2構造）を提案してください。

【公募要領】（ここに公募要領のPDFテキストを貼り付け）

【当社の事業】{宮崎市内で美容室を3店舗運営／従業員12名／年商9,000万円}
【補助金で実施したいこと】{予約管理AIシステム導入＋スタッフ向けAI研修}

評価項目ごとに、当社の強みをどう紐づけるかも併せて提案してください。

このやり方なら、評価項目から外れた書き方をしてしまう失敗を防げます。宮崎県の補助金制度の詳細は宮崎の中小企業が使えるAI導入補助金まとめ【2026年版】も参考にしてください。

テンプレ4：取引先への値上げ通知文

値上げ通知は、最も気を使う文書のひとつです。「相手の理解を得る論理」と「事務的に伝える簡潔さ」の両立が必要です。

あなたは長年お付き合いのある取引先に値上げを通知する立場です。
以下の条件で、値上げ通知文を作成してください。

【取引先】{宮崎市内の卸売業A社（取引10年）}
【値上げ対象】{主力商品B}
【値上げ幅】{8%}
【適用開始】{2026年7月1日納品分から}
【値上げ理由】{原材料費高騰・物流費上昇・人件費増加}
【今後の取り組み】{品質維持と納期短縮で価値を返す}

トーン：誠実かつ丁寧。言い訳がましくならない。相手のメリットも示す。
フォーマット：宛先／件名／本文（時候挨拶・本題・理由・誠意・今後・締めの挨拶）／署名
長さ：A4で1枚に収まる範囲（700〜900字）

テンプレ5：取引先への謝罪文・お詫び文

謝罪文の鉄則は「言い訳しない」「再発防止策を具体的に書く」「相手の被害に共感する」の3点。Claudeはこの3点を踏まえた文章を作るのが得意です。

あなたは謝罪文の専門家です。
以下の状況で、取引先への謝罪文を作成してください。

【相手】{宮崎県内の建設会社C社}
【発生した問題】{納品予定の資材が3日遅延し、現場作業が止まった}
【原因】{当社の在庫管理ミス}
【相手への影響】{現場停止による損失見込み額◯◯万円}
【再発防止策】{在庫管理システムの改修／週次棚卸の実施／緊急時の代替調達ルート確保}

書き方の方針：
- 言い訳は一切しない
- 相手の被害に具体的に触れる
- 再発防止策は数値や期日を入れて具体的に
- 誠意を持ちつつ、過度にへりくだらない

テンプレ6：従業員向け人事制度変更の案内文

社内向け文書は、従業員の不安にいかに先回りして答えるかが肝です。

あなたは中小企業の総務部長です。
以下の人事制度変更を全従業員に通知する案内文を作成してください。

【変更内容】{2026年7月から、評価制度を年1回→年2回（半期評価）に変更}
【目的】{評価のフィードバック頻度を上げて、社員の成長スピードを上げる}
【従業員にとってのメリット】{昇給機会が増える／フィードバックを早く受けられる}
【従業員にとっての懸念点】{評価準備の負担増／評価期間の短さ}
【その懸念への対応】{評価シートを半分のボリュームに簡素化／1on1で評価面談を分散}

トーン：上から目線にならず、社員に寄り添う言葉で。
構成：背景／変更内容／メリット／懸念への対応／質問窓口
長さ：A4で1枚（600〜800字）

テンプレ7：行政・商工会議所向け推薦依頼文

推薦・後援依頼の文書は、相手の負担を最小化する書き方がコツです。

あなたは商工会議所への後援依頼文を書く立場です。
以下の条件で、後援依頼文を作成してください。

【依頼先】{宮崎商工会議所 会頭宛}
【依頼内容】{2026年9月開催の中小企業向けAIセミナーの後援名義}
【イベント概要】{宮崎市内中小企業経営者向け／参加無料／定員50名／生成AI活用の入門講座}
【後援によるメリット】{商工会議所会員企業のリスキリング機会創出／会員企業の業務効率化支援}
【商工会議所側の負担】{後援名義の使用許諾のみ。費用負担・人員派遣は不要}

トーン：格式の高い行政文書スタイル。簡潔に。
フォーマット：日付／宛名／件名／前文（時候・挨拶）／本文（趣旨・依頼内容・負担なし明記）／結語／添付資料

テンプレ8：顧客向け定休日変更・営業時間変更のお知らせ

顧客向けのお知らせは、シンプルさと配慮のバランスが大切です。

あなたは顧客向けの案内文を書く立場です。
以下の条件で、営業時間変更のお知らせを作成してください。

【業種】{宮崎市内の整骨院}
【変更内容】{平日の営業時間を 9:00-19:00 → 9:00-18:00 に変更}
【適用日】{2026年7月1日から}
【変更理由】{スタッフの労働環境改善・サービス品質向上のため}
【顧客への配慮】{予約調整が必要な方は、お電話または公式LINEで個別対応します}

掲載先：店内POP／公式サイト／公式LINE（3バリエーション）
トーン：親しみやすく、誠実に。お詫びの気持ちを込めて。
長さ：POPは100字以内、サイトは300字、LINEは200字

宮崎の中小企業がやりがちな失敗3パターン

テンプレを使う前に、絶対に避けてほしい落とし穴を3つ挙げます。

失敗1：Claudeの出力をそのまま社外に出す

最も多い失敗です。Claudeの文章は流暢すぎて、かえって不自然に見えることがあります。特に取引先への文書は、社長の口癖や自社独自の言い回しを2〜3カ所差し込んでください。

失敗2：機密情報（取引先名・金額・人名）をそのまま貼る

ClaudeのProプランや無料プランは、入力データが学習に使われない設計ですが、それでも実名・実金額・個人名はマスキングするのが鉄則です。「取引先A社」「年商◯◯万円」「担当B氏」のようにダミー表記で渡し、Claudeの出力後に自分で本物の情報に差し替えます。

情報漏洩リスクへの対策は中小企業のAIセキュリティ完全ガイドで詳しく解説しています。

失敗3：「お役所言葉」が固すぎて読まれない

行政向けと取引先向けで、同じ「丁寧文」でも適切な硬さが違います。取引先には硬すぎると逆に距離感が出ることがあるので、Claudeに「やや柔らかめのビジネス文書として」と指定すると自然です。

月10時間の文書時間を取り戻すための運用ヒント

テンプレを使い始めたら、次は社内に定着させる段階です。

プロンプトはNotionかClaude Projectsに保存

一度使って良かったプロンプトは、社員全員が使える場所に保管するのが運用の鉄則です。NotionかClaude Projectsに「文書テンプレ集」フォルダを作り、業務ごとに分類しておきます。

Claude Projectsの作り方はClaude Projects完全活用ガイドで詳しく解説しています。

「自社版テンプレ」に育てる

汎用テンプレを2〜3回使うと、必ず自社特有のクセが見えてきます。「うちは時候の挨拶は省く」「金額は税抜表記」「結語は『何卒よろしくお願い申し上げます』で統一」など。これをプロンプトに追記して、自社版テンプレとして育てていくのが理想です。

法務・経理チェックは人間が最後に

Claudeで作った文書も、法律・会計が絡む部分は人間が最終チェックしてください。特に、契約条件の変更通知、人事制度の変更、税務に関わる案内などは、社労士・顧問税理士に一度通すのが安全です。

まとめ｜稟議書AIで「社長の時間」を経営判断に使う

稟議書・申請文書・案内文は、やればやるほど早くなる文書です。ただし、社長業は日々新しい案件が降ってきて、慣れる前に次の文書を書く羽目になります。

Claudeを使えば、この「ゼロから書く負担」がほぼなくなります。月10時間の文書時間を経営判断・営業活動に回すことが、AI活用の最大の経営効果です。

宮崎で「Claudeを業務に組み込みたいが何から始めればいいか分からない」という方には、月額10万円から始められる導入支援プランをご用意しています。詳しくは月額10万円から始めるClaude導入支援をご覧ください。

文書作成は社長業の中で、最もAIに置き換えやすい領域です。まずはテンプレ1の社内稟議書から、今日試してみてください。

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執筆者

株式会社multi-solution ｜ 宮崎の中小企業・士業のAI活用・Claude（クロード）導入を支援。守秘義務に配慮した利用ルールづくりから、文書テンプレ・Projects構築、社内人材を「教える側」に育てるOJTまで、伴走型コンサルティングを提供しています。

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