「職員が足りず、記録や事務まで手が回らない」「シフト調整や求人に、毎月たくさんの時間を取られる」――宮崎の介護・福祉事業所の経営者・管理者から、こうした声をよく聞きます。介護・福祉は、人手不足がとくに深刻な業種です。限られた職員で、現場のケアも事務も回す必要に迫られています。

そこで力になるのが、ChatGPTやClaudeといった生成AIです。AIは、介護記録の文章化・ご家族への連絡・シフトのたたき台・求人原稿・研修資料といった「言葉と事務の仕事」を得意とします。利用者さまと向き合う大切な時間を守りながら、裏方の事務作業をぐっと軽くできます。

この記事では、宮崎 介護 AIの活用として、介護・福祉事業所がすぐ試せる7つの活用シーンと、コピペで使えるプロンプト5選を、始め方・注意点まで含めて実践的に解説します。

※AIは事務作業を助ける道具です。ケアプランの作成・アセスメント・医療的な判断など、責任の重い業務は必ずケアマネジャーや看護師など資格・権限のある専門職が行ってください。

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なぜ今、宮崎の介護・福祉事業所にAIなのか

宮崎は高齢化が進む地域であり、介護・福祉は地域の暮らしを支える大切な仕事です。一方で、現場では3つの課題が重なっています。

• 深刻な人手不足：採用しても定着が難しく、一人ひとりの負担が大きい
• 職員の採用難：求人を出しても応募が集まりにくい
• 記録・事務の負担：介護記録・申し送り・ご家族連絡・シフト・お便りなど、書く仕事がとても多い

これらに共通するのが「書く・まとめる・伝える」という作業です。だからこそ、文章と情報整理を得意とするAIが効果を発揮します。ほかの業種での具体的な使い方は業種別Claude活用事例15選、同じく現場と事務の両立に悩む業種での活用は宮崎の建設業がAIで実現する見積・契約書作成の効率化もあわせてご覧ください。

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介護・福祉事業所でAIが使える7つのシーン

実際に、介護施設・事業所で効果が出やすい使い方を7つ紹介します。

①介護記録・申し送りの文章化

職員のメモや音声から、介護記録や申し送りを読みやすい文章に整えることができます。記録づくりの手間を減らせます（内容の正確性は必ず人が確認します）。

②利用者ご家族への連絡・報告文

ご家族への近況報告・行事の案内・お礼などの連絡文を、ていねいな文面で素早く作成できます。伝えたい要点を入れるだけで整います。

③シフト・勤務表づくりの下書きと調整連絡

シフト作成のたたき台や、急な交代をお願いする連絡文を作れます。最終的な人員配置は管理者が判断する前提で、調整の手間を減らせます。

④介護職・ヘルパーの求人原稿

採用難の時代に、職場の魅力が伝わる求人原稿のたたき台を作れます。媒体に合わせた書き分けも相談できます。採用全体の効率化は採用業務をClaudeで効率化する完全ガイドが参考になります。

⑤研修・勉強会の資料／マニュアル

接遇・認知症ケア・感染対策などの研修資料や手順マニュアルのたたき台を作り、教育の準備時間を減らせます（内容の正しさは責任者が確認します）。

⑥レク・行事の企画とお便り・掲示物

季節のレクリエーションや行事の企画案、施設だより、掲示物の文章を作れます。ネタ出しから文章づくりまで時間を短縮できます。

⑦事務（議事録・各種文書、情報整理）

会議の議事録、各種お知らせ文の作成、表やデータの整理を手伝わせて、事務時間を短縮できます。

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すぐ使えるプロンプト5選

AIは「指示（プロンプト）」の出し方で結果が大きく変わります。介護・福祉事業所ですぐ使える例を5つ紹介します（〔　〕は自社の情報に置き換えてください。利用者さま個人を特定できる情報は入れないでください）。

①ご家族への近況報告

あなたは介護施設の生活相談員です。ご家族へ送る近況報告の文章を、温かく丁寧な敬語で作ってください。内容：〔最近お元気に過ごされていること・参加された行事・次回の面会のご案内〕。個人を特定できる詳細は入れず、一般的な文面にしてください。

②介護職の求人原稿

宮崎の介護施設の〔介護職員（未経験歓迎）〕の求人原稿を作ってください。地元で長く働ける点・チームで支え合う雰囲気を魅力に、応募したくなる文体で。誇大な表現は避け、条件は正確に。条件：〔勤務地・勤務時間・給与の目安・休日〕

③レクリエーションの企画案

介護施設の〔7月の夏祭り〕レクリエーションの企画案を5つ作ってください。高齢の方が安全に楽しめること、少人数の職員でも運営できることを条件に、準備物と進め方も簡単に添えてください。

④研修・勉強会の資料

〔高齢者の熱中症予防〕について、職員向けの勉強会資料の構成と要点を、わかりやすい箇条書きで作ってください。最終的な内容は看護師など責任者が確認する前提で。

⑤施設だよりの文章

介護施設の「施設だより」の文章を作ってください。今月のテーマ：〔梅雨の過ごし方と先月の行事の様子〕。ご家族が読んで安心できる、明るく丁寧な文体で400字程度にまとめてください。

指示文を上達させるコツはClaudeの役割プロンプト完全ガイドが参考になります。

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小さく始める3ステップ

「いきなり全部は無理」という方へ。1つの作業から始めれば十分です。

ステップ①：いちばん手間な作業を1つ選ぶ

介護記録、ご家族連絡、求人原稿、施設だよりなど、毎回時間がかかる作業を1つ選びます。

ステップ②：無料のChatGPTやClaudeで試す

まずは無料版で、上のプロンプトを使って文章を作ってみます。どの作業にどのAIが向くかはChatGPT・Claude・Gemini 業務特化の使い分けマップも参考にしてください。

ステップ③：自社用のテンプレートを作る

うまくいったプロンプトは、自社の施設名・行事名を入れたテンプレートとして保存し、誰でも同じ品質で使えるようにします。

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介護・福祉事業所がAIを使うときの3つの注意点

利用者さまの安心と信頼が第一の業種だからこそ、守るべき一線があります。次の3点は必ず押さえてください。

①ケアプラン・アセスメント・医療的判断は専門職が行う

AIは事務作業を助けますが、ケアプランの作成・アセスメント・健康状態の判断を任せきってはいけません。これらはケアマネジャーや看護師など、資格・権限のある専門職が責任を持って行いましょう。

②利用者さまの健康・病歴などの個人情報をAIに入力しない

利用者さまの氏名・住所・健康状態・病歴などの個人情報（とくに配慮が必要な情報）を、そのままAIに入力しないでください。一般的な文面づくりに使い、個別の情報は人が差し込む運用が安全です。社内ルールの作り方は中小企業のAIセキュリティ完全ガイドを参照してください。

③介護報酬・加算など制度の判断はAIに任せない

介護報酬や各種加算などの制度は複雑で、改定もあります。AIの回答をそのまま正解とせず、最新の公式情報や、行政・専門家への確認を必ず行ってください。AIは下調べや文章づくりの補助として使いましょう。

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自社に合ったAI活用を伴走支援します

「自社の介護・福祉事業所で、どの事務作業からAIを使えばいいかを相談しながら決めたい」という宮崎の経営者・管理者の方へ。私たちは、業務の見極めから、プロンプト・テンプレートの整備、社内定着（OJT）までを伴走支援しています。

• 現場ケアの時間を守りながらどの事務作業を効率化するかの見極め
• ご家族連絡・施設だより・求人などのテンプレート整備
• 介護職員が自分で使えるようになるまでの研修・OJT

「まず何から始めるべきか」を一緒に整理する無料の30分相談もあります。Claude導入支援サービスをご覧ください。

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まとめ｜ケアの時間を守るために、事務をAIに任せる

この記事のポイントを整理します。

• 介護・福祉の課題は「書く・まとめる・伝える」事務が中心：人手不足・採用難・記録/事務の負担にAIが効く
• 7つの活用シーン：介護記録の文章化／ご家族連絡／シフトのたたき台／求人原稿／研修資料／レク・お便り／議事録・事務
• 小さく始める：いちばん手間な作業を1つ、無料のChatGPTやClaudeで試し、自社テンプレ化
• 守るべき注意点3つ：専門職の判断は人／個人情報を入れない／制度判断はAIに任せず公式・専門家で確認

AI活用のコツは、「事務・文章の仕事をAIに任せ、人は利用者さまのケアに集中する」という役割分担です。まずはご家族連絡や施設だよりなど、毎回時間がかかる事務作業を1つ選んで試してみてください。

同じ業種特化シリーズの宮崎の建設業がAIで実現する見積・契約書作成の効率化、宮崎の小売・飲食業がChatGPTで売上UPする5つの実践法もあわせてどうぞ。

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執筆者

株式会社multi-solution ｜ 宮崎の中小企業のAI活用・Claude（クロード）導入を支援。業務の見極めから、ツールの設定、社内人材を「教える側」に育てるOJTまで、伴走型コンサルティングを提供しています。

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