「有給って何日前までに申請するんでしたっけ」「この見積書のフォーマット、どれが最新ですか」——同じ質問に、毎月のように答えていませんか。答えられる人が一人に偏っていて、その人が休むと業務が止まる。マニュアルは作ったはずなのに、誰も見ていない。中小企業では、どこでも起きていることです。

この「聞かれるコスト」を減らす方法として、いま現実的なのがClaudeのプロジェクトナレッジです。自社の規程・手順書・Q&A集をあらかじめ読み込ませておくと、社員が質問するだけで、自社のルールにもとづいて答える社内Q&A担当のAIができあがります。新しいシステムを買う必要も、プログラムを書く必要もありません（プランによる違いは後述します）。

この記事では、Claudeのナレッジ機能で社内ナレッジAI（社内Q&A）を作る手順を、①ナレッジに入れる材料の集め方 ②実際の作成6ステップ ③精度を上げるコツ ④更新とセキュリティの運用ルール——の順に、具体的に解説します。Projectsという機能そのものの全体像を先に知りたい方は、Claude Projects完全活用ガイドもあわせてご覧ください。本記事はその中の「ナレッジ機能で社内Q&Aを作る」部分に絞った実装編です。

※本記事の機能・プランの記述は2026年7月時点の公式ヘルプにもとづきます。仕様は変わることがあるため、最新の表示は実際の画面でご確認ください。

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プロジェクトナレッジは「社内資料の置き場所」｜毎回ファイルを添付する運用との違い

Claudeにはプロジェクト（Projects）という機能があり、その中にプロジェクトナレッジという置き場所があります。ここに社内の資料を入れておくと、そのプロジェクト内で始めたどの会話でも、Claudeが最初からその資料を踏まえて答えてくれるようになります。画面の言語設定が英語の場合は「Project knowledge」と表示され、海外の記事で「Claude knowledge」と呼ばれているのも同じ機能です。

なお、プロジェクト機能そのものの全体像（何ができるか・どんな使い方があるか）はClaude Projects完全活用ガイドにまとめてあります。ここでは「社内Q&Aを作る」という目的に必要な部分だけを扱います。

	通常チャット（毎回添付）	プロジェクトナレッジ
資料の読み込み	会話のたびに添付し直す	一度入れれば入れっぱなし
前提の説明	毎回「うちは製造業で…」と説明	プロジェクト指示に書いて固定
使う人	添付した本人だけ	（Team/Enterpriseなら）チームで共有
向く用途	その場かぎりの相談	何度も同じことを聞かれる社内Q&A

社内Q&Aは「同じ質問が、別々の人から、何度も来る」のが本質です。毎回ファイルを添付し直す運用ではまず続きません。だからこそ、ナレッジに置きっぱなしにできるプロジェクト機能が向いています。

使えるプランと、押さえておきたい制限

執筆時点（2026年7月）の公式ヘルプによると、プロジェクト機能は無料アカウントを含むすべてのユーザーが利用でき、無料プランでは最大5つまで作成できます。まず1つ作って試すぶんには、費用ゼロで始められます。

ただし、社内Q&Aとして本格的に使うなら、有料プラン（Pro / Max / Team / Enterprise）が現実的です。理由は2つあります。

1. 大量のナレッジを扱う仕組み（RAG）は、有料プラン向けの機能として案内されている：ナレッジの量が読み込みの上限に近づくと、必要な部分だけを探して読む方式に切り替わり、扱える量が拡大します。ただしこの点は公式ヘルプ内でも記述に揺れがあるため、規程集をまとめて入れる予定なら有料プランで実際に試して確かめるのが確実です。
2. プロジェクトの共有はTeam / Enterpriseプランの機能：個人プランで作ったプロジェクトは、その人しか使えません。「全社員が同じ社内Q&Aに質問する」形にするには、チームで共有できるプランが必要です。

量の目安としては、就業規則＋経費精算規程＋Q&A集30問程度なら、1つのプロジェクトに収まる規模感です。ナレッジの使用量はプロジェクト画面に表示されるので、増えてきたら部門ごとにプロジェクトを分けてください。

プラン選びの詳しい違いはClaudeのTeamプランとEnterpriseプランの違い・法人料金で解説しています。まずは個人のProプランで1つ作り、手応えを確かめてからチーム展開する——これが失敗の少ない順番です。

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何を「社内Q&A」にするか｜向いている質問・向いていない質問

いきなりナレッジを作り始める前に、何に答えさせるかを決めます。ここを飛ばすと、資料だけ大量に入った「使われないAI」になります。宮崎の中小企業では、総務・経理を1〜2名が兼務し、その人に質問が集中しているケースが少なくありません。まずはそこに来る質問から外していくのが、いちばん効きます。

向いている質問（まずここから）

• 就業ルール系：有給の申請方法、慶弔休暇、経費精算の締め日、立替の上限
• 手順系：見積書の作り方、受注から納品までの流れ、システムの操作手順
• 書式・様式系：最新のフォーマットはどれか、記入時の注意点
• 商品・サービス系：仕様、価格の考え方、よくある問い合わせへの回答例
• 新人がつまずくこと全般：入社1か月で必ず聞かれること

共通点は「答えが社内文書のどこかに書いてあるが、探すのが面倒な質問」です。ここがAIの得意領域です。

向いていない質問（人が判断すべきこと）

• 個別の人事評価・処遇の判断：規程の説明はできても、評価の判断は人がやることです
• 法令の最終判断が必要なこと：労務・税務の最終判断は社労士・税理士へ。AIの答えは下調べまでにとどめます
• 文書化されていない暗黙のルール：そもそもナレッジに書けないので、答えは出ません（＝これを機に文書化する価値はあります）
• 顧客の個人情報や機密性の高い案件情報を含む相談：ナレッジに入れるものは後述のルールで線を引きます

最初は質問を30個集めるところから始めてください。総務・経理・現場のリーダーに「この1か月で人から聞かれたこと」を書き出してもらうのが手っ取り早い方法です。この30個が、そのままナレッジの骨格になります。

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【実装手順】社内Q&Aナレッジベースを作る6ステップ

ここからが本題です。所要時間の目安は、準備（Step 1〜2）に2〜3時間、Claude上の作業（Step 3〜6）は30分ほど。ITの知識は要りません。

Step 1：よくある質問を30個集め、答えを書き出す

集めた質問に、現時点の正しい答えを1〜3行で書きます。答えが分からないもの・人によって答えが違うものは、それ自体が発見です。この段階で社内の答えを1つに決めておくことが、AIの精度を決めます。AIは、社内があいまいにしていることを、きれいに答えてはくれません。

Step 2：ナレッジ用のファイルを3種類にまとめる

集めた材料を、次の3ファイルに整理します。ファイル形式はWord・PDF・テキストなど、ふだん使っているもので構いません。

1. 社内Q&A集.docx：Q1〜Q30を「Q：質問／A：答え／担当部署／最終更新日」の形で並べる
2. 規程・手順書.pdf：就業規則、経費精算規程、業務フロー、操作マニュアルなど、根拠となる原本
3. 用語・商品情報.docx：社内用語、商品名、略語、取引先の呼び方など、外部の人には分からない前提

コツは、原本（規程）とQ&A（要約）を両方入れることです。Q&Aだけだと応用が利かず、規程だけだと回答が固くなります。両方あると、「規程ではこう定められており、実務ではこう運用しています」という答え方ができるようになります。そもそも手順書やマニュアルが整っていない場合は、その作成自体もClaudeで進められます（業務マニュアルをClaudeで自動生成する方法）。

Step 3：プロジェクトを作る

Claudeにログインし、左側のメニューから「プロジェクト」を開き、画面右上の「新規プロジェクト」を選びます。名前は用途がすぐ分かるものに。たとえば「社内Q&A（総務・経理）」「現場向け手順ナビ」など、部門や用途ごとに分けるのがおすすめです。1つのプロジェクトに全部詰め込むと、答えがぼやけます。

Step 4：プロジェクトナレッジにファイルを入れる

プロジェクト画面の「プロジェクトナレッジ」欄からファイルを追加します。Step 2で作った3ファイルを入れれば完了です。アップロードできるファイル形式や容量の上限は画面の表示に従ってください（大きなPDFは、章ごとに分けたほうが答えが安定します）。

Step 5：プロジェクト指示を書く

ここが最重要です。ナレッジを入れただけでは、Claudeは「物知りな他人」のままです。プロジェクト指示に、答え方のルールを書いて、はじめて社内Q&A担当になります。次のテンプレートをそのまま貼り付け、カッコ内を自社の情報に書き換えてください。

あなたは【株式会社◯◯】（宮崎県／【業種】／従業員【○】名）の社内ヘルプデスク担当です。社員からの質問に、プロジェクトナレッジの内容だけにもとづいて答えてください。

【答え方のルール】
1. まず結論を1〜2行で答え、そのあとに手順や補足を書く。
2. 答えの根拠にした資料名（例：社内Q&A集、就業規則 第◯条）を必ず明記する。
3. ナレッジに書かれていないことは推測せず、「ナレッジに記載がありません。【総務課】に確認してください」と答える。
4. 労務・税務・法令の最終判断が必要な質問は、答えを断定せず「社労士／税理士に確認が必要です」と添える。
5. 専門用語は避け、入社1年目の社員にも分かる言葉で書く。
6. 質問があいまいなときは、答える前に1つだけ質問し返して確認する。

3番目のルール（分からないことは分からないと言わせる）が、社内Q&Aの生命線です。これがないと、AIはそれらしい答えを作ってしまいます。「知らないことは知らないと言う」よう最初に決めておくことで、安心して使える道具になります。指示文の書き方そのものを体系的に知りたい方は、Claudeの役割プロンプト完全ガイドもあわせてどうぞ。

Step 6：10問テストして、答え合わせをする

作ったら、いきなり全社に配らず、Step 1で集めた質問のうち10問を実際に投げます。チェックするのは3点です。

• 答えが社内の正解と一致しているか
• 根拠の資料名が示されているか
• ナレッジにない質問を投げたとき、正直に「記載がありません」と答えるか

ズレた答えが出たら、AIを責めずにナレッジ側を直します。たいていは、元の資料の書き方があいまいか、情報が古いかのどちらかです。この答え合わせ自体が、社内文書のたな卸しになります。

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回答の精度を上げる3つのコツ

同じ機能を使っても、「使える社内Q&A」と「当てにならないAI」に分かれます。差がつくのは、次の3点です。

コツ1：ファイル名と見出しを「検索されるつもり」で書く

資料1.pdf 最新版_修正_final.docx のようなファイル名は避け、就業規則_2026年4月改定版.pdf のように中身と日付が分かる名前にします。文書内の見出しも「第3章」ではなく「第3章 有給休暇の申請方法」のように具体的に。Claudeはファイル名や見出しを手がかりに該当箇所を参照する傾向があるため、ここが答えの当たり外れを左右します。

あわせて、Q&A集は1問1答・1項目150字以内を目安に、散文ではなく箇条書きで書いてください。だらだらした説明文よりも、質問と答えが1対1で並んでいるほうが、Claudeは正確に引き当てます。

コツ2：「最終更新日」と「担当部署」を各項目に入れる

Q&Aの各項目に更新日と担当部署を書いておくと、Claudeの答えにもそれが乗ります。社員は「この答えは今年4月時点の情報で、詳しくは総務課に聞けばいい」と判断できます。AIの答えを鵜呑みにさせず、確認先を示す——これが社内で信頼される運用のコツです。

コツ3：古い情報は「残さず消す」

一番多い失敗が、古い規程と新しい規程が両方ナレッジに入っている状態です。こうなるとClaudeは古いほうを引くことがあり、答えが揺れます。改定したら、古いファイルはナレッジから削除してください。「履歴として残したい」なら、それは別の保管場所で。ナレッジは常に最新版だけが鉄則です。

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運用ルールを決める｜作って終わりにしないために

社内ナレッジベースは、作るより続けるほうが難しい仕組みです。次の4つを、公開前に決めておいてください。

• 更新担当を決める：「みんなで更新」は誰も更新しません。ファイルごとに担当部署を1つ決めます。
• 更新のタイミングを決める：月1回の見直し日を決める。加えて、規程改定・価格改定・新商品が出たときは、その都度。
• 新しい質問の受け皿を作る：Claudeが「記載がありません」と答えた質問こそ、次にナレッジへ追加すべき項目です。社員から報告してもらう窓口（チャットのチャンネルなど）を1つ作ります。
• AIの答えの位置づけを社内に伝える：「一次回答であって、最終確認は担当部署へ」と明言しておく。これがないと、AIの答えを絶対視するか、逆にまったく信用しないかの両極端になります。

小さく始めて回しやすいのは、総務・経理の問い合わせから。効果（＝聞かれる回数の減少）が実感しやすく、次の部門へ広げる説得材料になります。利用ルールを社内文書として整える段階では、AI利用規程・社内ガイドラインの雛形がそのまま使えます。

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他の方法と何が違うか｜共有ドライブ検索・社内Wikiとの使い分け

「社内ナレッジをAIで」と考えたとき、選択肢はいくつかあります。それぞれ役割が違うので、置き換えではなく使い分けで考えてください。

方法	できること	つまずきやすい点
共有ドライブの検索	ファイルを探す	探せても「結局どう申請するのか」は自分で読み解く必要がある
社内Wiki・マニュアルサイト	情報を整理して置く	作り込みと更新の手間が大きく、更新が止まりがち
Claudeのプロジェクトナレッジ	既存の文書のまま読ませて答えにする	元の文書があいまい・古いと、答えもそうなる。最終確認は人が行う前提

要するに、プロジェクトナレッジは「今ある文書を、答えに変える」層です。社内Wikiのように作り直す必要がないぶん、着手のハードルは低い。一方で、元の文書の品質がそのまま答えの品質になるという制約があります。

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ナレッジに入れてよい情報・入れてはいけない情報

社内資料をAIに読み込ませるとき、必ず線引きが必要です。Claudeのビジネス向けプラン（Team / Enterprise）では、入力した内容が既定ではモデルの学習に使われないとされています。一方で、個人向けプラン（無料 / Pro / Max）は、設定によっては会話の内容がモデルの改善に使われる場合があります（設定画面でオフにできます）。社内規程や業務資料を入れる前に、必ずプライバシー設定を確認してください。学習に使われない前提で運用したいなら、Team / Enterpriseが安全側の選択です。

そのうえで、プランにかかわらず「入れない」と決めるべき情報があります。

• 入れない：顧客の個人情報（氏名・連絡先・取引明細）、マイナンバー、口座情報、パスワード、未公表の重要な経営情報
• 入れてよい：社内の規程・手順書・様式、商品仕様、社内用語集、社外に出しても致命的でない業務ルール
• 迷ったら：「その資料が外に出たとき、会社が困るか」で判断する。困るなら入れない、または個人情報を伏せた形に加工してから入れる

また、社員が勝手に個人アカウントで機密資料を扱う「野良AI利用」を防ぐには、社内ナレッジベースの整備と利用ルールの明文化をセットで進めるのが有効です。中小企業向けの考え方は中小企業のAIセキュリティ完全ガイドにまとめています。

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よくある質問（FAQ）

Q1. 無料プランのままで社内Q&Aは作れますか？

A. 作れます。執筆時点では無料アカウントでもプロジェクトを最大5つまで作成できます。ただし、大量のナレッジを扱う仕組み（RAG）は有料プラン向けの機能として案内されており、プロジェクトの共有はTeam / Enterpriseプランの機能です。また無料 / Proなどの個人向けプランは、設定によっては会話内容が学習に使われる場合があります。まず無料で試作 → 効果が見えたら、社内文書を入れる前にプランと設定を整える、という進め方が安全です。

Q2. ナレッジには何ファイルまで入れられますか？

A. ファイル数よりも、合計の情報量と中身の整理具合が効きます。関係の薄い資料を大量に入れるより、よく聞かれる30問に的を絞った資料を数ファイル入れるほうが、答えは安定します。上限の表示は実際の画面でご確認ください。

Q3. 部署ごとにプロジェクトを分けるべきですか？

A. 分けることをおすすめします。総務・経理と現場では、質問の種類も参照する資料も違います。1つに混ぜると答えがぼやけるため、用途ごとに小さく作るほうが精度も運用も安定します。

Q4. Claudeが間違った答えを出したときは、どうすればよいですか？

A. まず、そのやりとりを見てナレッジ側に原因がないかを確認してください。多くは、資料が古い・記述があいまい・同じ内容の資料が複数ある、のいずれかです。ナレッジを直せば答えも直ります。そのうえで、社員には「最終確認は担当部署へ」と伝えておくことが、事故を防ぐ最後の砦になります。

Q5. ExcelやWordの社内文書は、そのまま入れて大丈夫ですか？

A. 多くの文書形式はそのまま読み込めますが、レイアウトが複雑な資料（結合セルだらけのExcel、図だけの手順書）は正確に読み取れないことがあります。その場合は、要点をテキストに書き起こしたファイルを別途用意して一緒に入れると、答えが安定します。

Q6. ナレッジを更新したら、過去の会話にも反映されますか？

A. 更新後に新しく始めた会話から反映されると考えてください。すでに続いている会話は古い前提のまま進むことがあるため、規程を改定したときは「新しい会話で聞き直す」と社内に周知しておくと、混乱がありません。

Q7. ChatGPTのGPTsなどでも同じことができますか？

A. 似た仕組みは他のツールにもあり、どれが優れているという話ではありません。判断材料としては、社内文書の量が多い／答え方を細かく固定したい場合はプロジェクトナレッジが扱いやすく、すでにChatGPTを全社で使っているなら、そちらで作るほうが定着します。すでに社内で使っているツールに合わせるのが、いちばん確実です。

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まとめ：ナレッジベースづくりは「AIの導入」ではなく「社内の整理」

最後に要点を整理します。

• Claudeのプロジェクトナレッジは、社内ナレッジAIを作るための置き場所。毎回添付する運用と違い、何度も同じ質問が来る社内Q&Aに向いている
• 手順は6ステップ：①質問30個を集める ②Q&A集・規程・用語集の3ファイルに整理 ③プロジェクト作成 ④ナレッジに投入 ⑤プロジェクト指示で答え方を決める ⑥10問テストで答え合わせ
• 精度を決めるのはAIではなくナレッジ側。ファイル名・更新日・担当部署を書き、古い版は消す
• 「ナレッジにないことは、ないと言わせる」指示を必ず入れる。これが安心して使える道具にする条件
• 個人情報・機密情報は入れない。共有して全社で使うならTeam / Enterpriseプランを検討する

作業を進めると気づかれるはずです。このプロジェクトの本体は、AIの設定ではなく「社内のあいまいな答えを1つに決める作業」だということに。だからこそ、AIが目的の仕組みではなく、社内が整う仕組みになります。

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