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会議議事録をClaudeで高速作成する完全ガイド｜宮崎の中小企業が会議後3分で議事録を作る5ステップフロー
AI活用
「議事録を書くのが面倒で、会議自体が嫌いになる」――中小企業の経営者・幹部からよく聞く声です。
会議に参加して、その内容を一字一句覚えていたわけでもないのに、終わってから議事録を書く時間が30分〜1時間。これを毎週繰り返していると、会議そのものが負担になります。
その解決策が「議事録 AI」、つまり文字起こしツール × Claude（クロード）の組み合わせです。録音から議事録完成までの5ステップフローを慣れれば、会議後3〜5分で議事録が完成します。
この記事では、宮崎の中小企業の経営者・推進担当者向けに、議事録AIの5ステップフロー、Claudeに渡すプロンプトテンプレ4種、文字起こしツールの選び方、Projects化による自社専用化まで、実践的に解説します。
なぜ議事録作成は中小企業で属人化するか
担当者不在で経営者が書く現実
中小企業では「議事録専任の事務担当」がいないことがほとんど。結果として、経営者本人または会議の発言者が議事録を書くことになります。
経営者の時間あたり単価を考えると、議事録作成に毎週1時間使うのは大きな機会損失です。
「書く時間」より「整理する時間」が長い
議事録作成で本当に時間を食うのは、文字を書くことではなく、頭の中で論点を整理し、誰の発言を要約するか判断する作業です。
「あの人がこう言って、それに対して別の人がこう返した。結論としては…」を思い出すのに大半の時間が消えます。これをClaudeに代行してもらうのが今回のアプローチです。
文字起こしツール×Claudeで解決
最近の文字起こしツールは、日本語の精度が大幅に向上しました。録音から自動で文字起こしまで進めば、あとはClaudeに「要約して」「アクションを抽出して」と指示するだけ。
会議中に集中して話すこと、会議後は3〜5分で議事録を作ること――この役割分担が定着すれば、会議の生産性が変わります。
議事録AI化の5ステップフロー
ここからが本題。録音から関係者共有までの5ステップを具体的に解説します。
Step 1：会議録音
スマートフォンのボイスメモ、PCの録音アプリ、Zoom/Google Meet/Teams の録画機能など、普段使っているツールで十分です。
| ツール | 用途 |
|---|---|
| スマートフォン録音 | 対面会議 |
| Zoom/Google Meet/Teams 録画 | オンライン会議 |
| ICレコーダー | 大規模な対面会議 |
事前に「録音させていただきます、議事録作成に使います」と参加者へ一言を伝える運用ルールも作っておきましょう。
Step 2：文字起こし
録音ファイルを文字起こしツールに渡します。詳しい選び方は後述しますが、初心者はGoogleドキュメントの音声入力（無料）、またはNotta / Otter の無料プランから始めるのが現実的です。
文字起こしの精度は90〜95%程度。完璧でなくても、人名や専門用語が一部間違っていても、Claudeで補正されますので問題ありません。
Step 3：Claudeで要約
文字起こしテキストをClaudeに渡し、「この会議の議事録を作成してください」と指示。プロンプトテンプレ集は次のH2-3で詳しく解説します。
慣れた人なら、この時点で会議終了から3分以内に第一稿が出来上がります。
Step 4：アクション項目抽出
議事録要約だけでは「誰が、何を、いつまでに」というアクションが見えづらいので、もう一段Claudeに指示して抽出します。
上記の議事録から、以下を表形式で抽出してください：
- 担当者
- アクション内容
- 期限
- 関連する論点これで、会議の決定事項が実行可能なタスクリストとして手元に揃います。
Step 5：関係者共有・タスク連携
最後に、議事録とアクションリストを関係者へ共有。Chatwork、Slack、Notion、メールなど、社内で使っているツールに合わせて配信します。
タスク管理ツールを使っている会社なら、アクション項目をそのままタスクとして登録すれば、議事録が「読んで終わり」ではなく「実行される」状態になります。
Claudeに渡す「議事録生成プロンプト」テンプレ集
ここが本記事の核心。そのまま使える4種類のプロンプトを用意しました。会議の目的に応じて使い分けてください。
テンプレ①：シンプル要約
定例ミーティングや短時間の打ち合わせ向けの基本形です。
あなたは中小企業の議事録作成を15年経験してきた事務局担当です。
以下の会議文字起こしを、A4半ページ程度の議事録に要約してください。
【必須項目】
- 会議名・日時・参加者
- 主な議題（箇条書き）
- 各議題の主要な発言（要約）
- 決定事項
- 次回までの宿題
【トーン】
- 「〜です・〜ます」調
- 1議題あたり3〜5行
【文字起こし】
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）テンプレ②：決定事項とアクション抽出
経営会議・プロジェクト会議向け。「何が決まって、誰が動くか」を最優先に抽出します。
あなたは中小企業のプロジェクトマネージャーです。
以下の会議文字起こしから、以下の3つを抽出してください：
1. 決定事項（箇条書き、簡潔に）
2. アクション項目（表形式：担当者 / アクション内容 / 期限 / 備考）
3. 未決事項・次回持ち越し論点（箇条書き）
決定事項とアクションを混同せず、それぞれ独立して整理してください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）テンプレ③：論点別整理
複数の議題が交錯した会議向け。論点ごとに発言を再構成します。
あなたは中小企業の経営会議事務局として10年経験があります。
以下の会議文字起こしを、論点別に再構成してください。
【出力フォーマット】
論点1: ◯◯について
- 提起された背景
- 主な意見（賛成・反対・代替案）
- 結論または次回への持ち越し
論点2: △△について
- （同上）
時系列ではなく、論点ごとに再編集してください。
発言者の固有名は伏せ「Aさん」「Bさん」と置換してください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）テンプレ④：参加者別発言サマリ
「誰がどういう立場を取ったか」を明確にしたい会議向け。人事評価や1on1の振り返りにも応用できます。
あなたは中小企業のコミュニケーション分析の専門家です。
以下の会議文字起こしを、参加者別に再構成してください。
【出力フォーマット】
参加者A：
- 主な発言テーマ
- 取った立場（賛成・反対・中立など）
- 印象的な発言（1〜2個引用）
参加者B：
- （同上）
発言量の偏り・参加度合いについて、最後に簡潔なコメントも添えてください。
【文字起こし】
（ここに文字起こしテキストを貼り付け）役割プロンプトの基本は役割プロンプト完全ガイドで詳しく解説しています。自社用にカスタマイズして使ってください。
文字起こしツールの選び方
5ステップフローの「Step 2 文字起こし」で使うツールの選び方です。2026年5月時点の参考価格で整理します（最新は各公式サイトでご確認ください）。
無料：Googleドキュメント音声入力
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 料金 | 無料 |
| 制限 | Chromeブラウザでのみ動作、リアルタイム入力のみ |
| 精度 | 中〜高（日本語OK） |
| おすすめ用途 | 短時間の対面会議、コスト最重視 |
録音済みファイルの後処理には向きませんが、マイクで会議室の音声を拾いながらリアルタイム入力するなら無料で使えます。
有料：Otter / Notta / CLOVA Note の比較
| ツール | 月額目安（個人） | 日本語精度 | 特徴 |
|---|---|---|---|
| Otter | $17前後 | 中（英語に強い） | 議事録AI機能あり、海外標準 |
| Notta | $14前後 | 高（日本特化） | 日本企業に人気、操作が直感的 |
| CLOVA Note | 無料枠あり / 有料プランあり | 高（日本特化） | LINEヤフー提供、日本語精度が強み |
宮崎の中小企業には、Notta または CLOVA Note が現実的な選択肢です。どちらも日本語の認識精度が高く、UIも日本語ベースで使いやすいです。
録音から自動文字起こし：Whisper API
技術的にこだわるなら、OpenAIのWhisper APIを直接使う選択肢もあります。
- 料金：従量課金（2026年5月時点の参考レート：1分あたり1円前後）
- 精度：非常に高い（多言語対応）
- 使い方：APIキー取得 → Python等から呼び出し
1時間の会議で60円程度と圧倒的に安いですが、プログラミング知識が必要なため、社内に技術担当者がいる場合の選択肢です。
Projects化で議事録AIを「会社専用」に育てる
5ステップを毎回手作業で回すのは面倒です。Claude Projectsを使って「自社用議事録AI」を作っておくと、文字起こしテキストを貼るだけで議事録が出てくる状態になります。
議事録用Projectsの作り方
Projects完全活用ガイドの手順をベースに、以下の3つを設定します。
| 設定項目 | 内容 |
|---|---|
| Project名 | 「議事録AI」（部門別なら「営業会議議事録AI」など） |
| カスタム指示 | 上記H2-3のテンプレ①〜④から、自社のメイン用途に合うものを設定 |
| 知識ファイル | 会議名・参加者リスト・社内用語集・過去の議事録3〜5本 |
カスタム指示テンプレ
あなたは○○株式会社の経営会議事務局として、5年経験があります。
【弊社の会議の特徴】
- 参加者：社長、各部門長3〜5名
- 1回90分、月2回
- 経営判断と部門連携の論点が多い
【議事録の出力ルール】
- A4半ページ目安
- 「決定事項」「アクション」「次回持ち越し」の3カテゴリ必須
- 発言者は実名表記OK（参加者リスト参照）
知識ファイルに添付した会議名・参加者リスト・社内用語集を必ず参照してください。会議名・参加者リストを知識ファイル化
# 弊社の会議一覧
## 経営会議
- 開催：月2回（第1・第3月曜 10:00-11:30）
- 参加：社長、営業部長、製造部長、管理部長、企画部長
- 議題：月次業績、戦略、部門連携
## 営業定例
- 開催：毎週月曜 8:30-9:00
- 参加：営業部全員
- 議題：先週実績、今週計画、案件共有
# 社内用語集
- 「P3」 = プロダクト3カテゴリ
- 「ABC案件」 = 重要顧客A・B・C社の案件
- 「火曜便」 = 毎週火曜の宮崎→東京便での出張このProjectを1つ作っておけば、毎回の議事録作成が「文字起こしテキストを貼って送信」だけになります。
議事録AI運用の注意点3つ
便利な議事録AIですが、運用には3つの注意点があります。
①機密情報の入力ルール
会議内容には個人情報・取引機密・未公開財務情報が含まれます。これらを安易にAIに入力しないルールを社内で明文化してください。
詳細はAIセキュリティ完全ガイドの「入力してはいけない情報7分類」を参照。Claudeの個人プラン利用時は、学習データに混入する可能性があるため、社内導入を本格化するならTeamプラン以上が安全です。
②文字起こしの誤認識リスク
文字起こしツールは、固有名詞・専門用語・話者の方言で誤認識します。
- 「タロウさん」が「太郎さん」「タロサン」とブレる
- 業界用語が同音異義語に置換される
Claudeに渡す前に、明らかな誤りは目視で修正するか、知識ファイルに「正しい表記の辞書」を入れておくと精度が上がります。
③「人がレビューする」工程は残す
AIが出力した議事録をそのまま関係者に配信するのは危険です。誤認識・要約の偏り・重要発言の取りこぼしを、必ず人がレビューしてから配信してください。
レビューに5分かかっても、ゼロから書く30分よりは圧倒的に効率的です。
議事録から経営に活かす情報抽出
ここまで読んで「議事録AIは便利そうだが、自社業務に合わせて立ち上げるところで詰まりそう」と感じた経営者向けに、私たちは月額制の伴走コンサル「Claude導入支援」を提供しています。
議事録AIのProjects設計、カスタム指示の最適化、社員研修、過去議事録からの経営課題抽出まで、3か月〜6か月で社内に定着させる支援を行っています。詳細はClaude導入支援サービスページを参照してください。
無料の30分相談（オンライン）では、自社の会議パターンと議事録ニーズをヒアリングし、最初に作るべきProjects設計のアドバイスを行います。
まとめ｜会議時間を半減させる
この記事のポイントを3つにまとめます。
- 5ステップフロー：録音 → 文字起こし → Claude要約 → アクション抽出 → 関係者共有
- プロンプトテンプレ4種：シンプル要約 / 決定事項抽出 / 論点別整理 / 参加者別サマリ
- Projects化で自社専用議事録AIを作れば、毎回の作業が「貼って送信」だけに
議事録AIを定着させた中小企業は、会議そのものの質が変わります。「議事録を書く心配なく、本気で議論する」――この状態が作れれば、経営会議の意思決定スピードは確実に上がります。
シリーズ記事のClaudeのスタートガイド、役割プロンプト完全ガイド、Projects完全活用ガイド、AIセキュリティ完全ガイドもあわせて読むと、議事録AIの設計から運用まで一気通貫で整理できます。
宮崎の中小企業の経営者の皆様、次の会議から、ぜひ録音をオンにするところから始めてみてください。
執筆者
株式会社multi-solution ｜ 宮崎の中小企業のClaude（クロード）導入を支援。月額3プラン＋単発相談プランで、議事録AIの設計から会議運営の改善、社内人材を「教える側」に育てるOJTまで、伴走型コンサルティングを提供しています。