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Claudeで業務メールを書く7つのプロンプト集｜宮崎の中小企業経営者がすぐ使える実例
AI活用
「メール1通に30分かかってしまう」 「文体を整えるのが苦手で、毎回ChatGPTに聞いてもしっくり来ない」 「Claude を使い始めたが、どんなプロンプトを書けばいいか分からない」
そんな宮崎の中小企業経営者の皆さまへ。本記事では、株式会社multi-solutionが実務で磨いてきた業務メール用の7つのプロンプトを、コピペで今日から使える形でご提供します。読み終えるころには、貴社のメール業務時間が1通あたり30分→3分に短縮できる手応えが得られるはずです。
本記事のプロンプトは2026年5月時点のClaude（Pro プラン推奨）で動作確認しています。Free プランでも基本機能は使えますが、メッセージ数制限にご注意ください。Claudeを始めたばかりの方は「Claudeの始め方｜業務活用までの完全ガイド」も合わせてご覧ください。
プロンプトを使うときの3つの基本
プロンプトの精度は、たった3つのコツで劇的に変わります。
①変数化（{相手の名前}を入れる）
プロンプト内に {相手の名前} や {案件名} のような変数を埋め込んでおき、使うときに具体的な内容に置き換えます。これだけで同じプロンプトを何度も再利用できるようになります。
②状況伝達（背景・経緯を具体的に）
「謝罪メールを書いて」だけでは精度が出ません。「いつ・誰が・何を・なぜ」の4つを最低限伝えることで、AIの出力が一気に実用レベルに上がります。
③トーン指定（敬語の粒度・文体を明示）
「丁寧に」では曖昧です。「役員クラス向けに堅めに」「親しい取引先なので柔らかく」など、相手との関係性と敬語の粒度を明示します。
この3つを押さえたうえで、以下の7つのプロンプトをご活用ください。
【プロンプト1】謝罪メールのたたき台
使うシーン：取引先への納期遅延・ミス・トラブル対応の謝罪メール
プロンプト（コピペ用）：
以下の状況で、取引先{相手の会社名}の{相手の名前}様向けに謝罪メールのたたき台を書いてください。
【状況】
- 何が起きたか：{ミスや遅延の内容を1〜2行で}
- 原因：{原因を簡潔に}
- 対応策：{今後どう対応するか}
【トーン】
- 相手は{長年の付き合いの取引先 / 新規取引先 / 厳格な担当者}
- 形式的すぎず、誠意が伝わる文面で
- 言い訳がましくならないように
- 結語は「何卒よろしくお願い申し上げます」で締める
メール件名と本文をセットで作成してください。使い方のコツ：原因を書くときに「言い訳に聞こえないよう、客観的事実だけを伝える」と一文足すと、より誠実な文体になります。
【プロンプト2】見積依頼への返信
使うシーン：取引先や新規顧客から見積依頼を受けたときの返信
プロンプト（コピペ用）：
以下の見積依頼に対する返信メールのたたき台を書いてください。
【依頼内容の概要】
- 依頼元：{相手の会社名・担当者名}
- 案件内容：{何の見積か}
- 希望納期：{先方の希望期日}
【こちらの状況】
- 見積提出予定日：{いつまでに提出するか}
- 確認事項があれば3つ以内で挙げてください
【トーン】
- 受注意欲が伝わる前向きな文体
- 過度な敬語は避け、ビジネスライクに
- 件名は「【お見積りのご依頼につきまして】」で始める
件名と本文を作成してください。使い方のコツ：「確認事項を3つ以内で挙げてください」と指示すると、Claudeがこちら側の追加質問まで提案してくれます。これだけで「先方への質問漏れ」が激減します。
【プロンプト3】商談後のお礼＋次アクション提案
使うシーン：商談・打ち合わせ直後に送るお礼メール（受注確率を上げる重要メール）
プロンプト（コピペ用）：
本日の商談後のお礼メールを書いてください。
【商談の概要】
- 相手：{会社名・担当者名}
- 議題：{何について話したか}
- 先方の関心ポイント：{先方が一番気にしていたこと}
- 次のステップ：{こちらから提案したいアクション}
【トーン】
- 当日中に送る前提
- お礼だけでなく、次に進めたい話を1つ明確に提案
- 重すぎず、しかし真剣さは伝える
件名と本文を作成してください。使い方のコツ：「先方の関心ポイント」を入れることで、相手の発言を反映した「聞いてくれているメール」になり、商談温度を維持できます。
【プロンプト4】納期遅延の連絡
使うシーン：納期に間に合わないと判明したときの早期連絡
プロンプト（コピペ用）：
納期遅延を連絡するメールのたたき台を書いてください。
【状況】
- 案件：{案件名}
- 当初納期：{元の納期}
- 新しい想定納期：{何日遅れるか}
- 遅延の理由：{客観的事実}
- 対応策：{こちらが取る具体的な行動}
【トーン】
- 報告→謝罪→対応策→次の連絡タイミング、の順
- 早めに連絡したことを誠実に伝える
- 言い訳ではなく事実として原因を伝える
- 件名に【納期変更のお知らせ】を含める
件名と本文を作成してください。使い方のコツ：「早めに連絡したこと自体が誠実」というニュアンスは、相手の感情を和らげる効果があります。Claudeにこの構造を渡すと、自然な流れで盛り込んでくれます。
【プロンプト5】営業先への新規アプローチ
使うシーン：紹介や名刺交換した先への、初回フォローアップメール
プロンプト（コピペ用）：
新規アプローチのメールを書いてください。
【背景】
- 接点：{どこで出会ったか／誰の紹介か}
- 相手：{相手の会社名・担当者・役職}
- 相手の関心領域：{推測でOK}
【こちらが提案したいこと】
- サービス概要：{こちらが何を提供しているか1行で}
- 価値訴求：{相手にとってのメリット}
- 次のステップ：{打ち合わせ依頼／資料送付など}
【トーン】
- 売り込み感を抑え、まず情報提供という体で
- 件名は開封率を意識して具体的に
- 長すぎず、本文は200字以内
件名と本文を作成してください。使い方のコツ：「売り込み感を抑え」と明示するのがポイント。これがないとClaudeは熱心すぎる営業文を書きがちです。
【プロンプト6】社内稟議のたたき台
使うシーン：経営判断を要する社内稟議書・提案メール
プロンプト（コピペ用）：
社内稟議のメールたたき台を書いてください。
【提案内容】
- 何を：{導入したいツール／実行したい施策}
- なぜ：{導入の背景・目的}
- いくら：{予算規模}
- いつ：{実施スケジュール}
- 期待効果：{定量・定性で}
【構成】
- 結論ファースト（最初の3行で「提案・予算・効果」が分かる）
- 想定される反対意見への先回り対応を1段落
- 承認後の次アクションを明示
【トーン】
- 経営層・役員向けの簡潔な文体
- 感情的表現は避け、論理と数字で語る
件名と本文を作成してください。使い方のコツ：「想定される反対意見への先回り対応」をプロンプトに入れることで、稟議が通る確率が体感で大きく上がります。
【プロンプト7】退職する社員への送別文
使うシーン：退職する社員に向けた経営者からの送別メッセージ
プロンプト（コピペ用）：
退職する社員への送別メッセージを書いてください。
【社員の情報】
- 名前：{社員の名前}
- 在籍年数：{何年勤務}
- 主な貢献：{覚えているエピソードを2〜3個}
- 次のステップ：{転職／独立／家庭事情など、可能な範囲で}
【トーン】
- 経営者から送る前提
- 感謝→具体的エピソード→今後への激励の流れ
- 形式的すぎず、温かみのある文体
- 200〜300字程度
メッセージ本文を作成してください。使い方のコツ：具体的エピソードを2〜3個渡すことで、「あなたのことを覚えている」感のある送別文になります。社内に良い印象を残すためにも重要なメールです。
プロンプトを自社用にカスタマイズする方法
上記7つのプロンプトは「型」です。そのまま使えるが、自社用にカスタマイズするとさらに精度が上がります。
カスタマイズの手順は3ステップ：
- 過去の良かったメールを1〜2通 Claudeに見せる：「以下のトーンに合わせて」と指示
- 自社固有の用語・締めの定型句を追加：「弊社では結びを『今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます』で統一しています」と伝える
- 苦手な相手・シーン別にプロンプトを分ける：厳格な取引先用／親しい相手用／社内向け、と用途別にバリエーションを作る
「中小企業がClaude/AI導入で陥る7つの失敗パターン」の失敗7「自己流で続けて頭打ち」にもある通り、自社用プロンプト集を育て続けることが、AI活用の継続性の鍵です。
社員全員でプロンプト集を共有するなら
経営者ご自身でプロンプト集を作るところまで進んだら、次は社員全員での共有です。
ただし「社員全員にプロンプトをコピペで渡す」だけでは定着しません。「いつ・どんな場面で・どう使うか」の文脈とセットで共有する仕組みが必要です。
弊社のClaude導入支援では、契約者向けに業務別の厳選プロンプト集（Notionにまとめたもののプラン別公開URL）を提供しています。ライト／スタンダード／プレミアムのプランごとに段階的に拡充される構成で、契約者の全社員が共有可能です。プレミアムでは貴社専用プロンプトを四半期ごとに5個ずつ追加していく仕組みもあります。
詳細は「宮崎の中小企業向けClaude導入支援｜3プラン＋単発相談」をご覧ください。
まとめ｜プロンプトは「型」、磨き込むのは経営者
業務メール作成は、Claudeにとって最も得意な業務の一つです。本記事の7つのプロンプトを今日から使うだけで、メール業務時間を大幅に短縮できます。
7つのプロンプト再掲：
- プロンプト1：謝罪メールのたたき台
- プロンプト2：見積依頼への返信
- プロンプト3：商談後のお礼＋次アクション提案
- プロンプト4：納期遅延の連絡
- プロンプト5：営業先への新規アプローチ
- プロンプト6：社内稟議のたたき台
- プロンプト7：退職する社員への送別文
ただし、プロンプトは「型」にすぎません。最終的に磨き込むのは経営者ご自身の判断です。AIに完成版を求めず、たたき台として活用しつつ、最終チェック・調整は必ず人間が行う運用を心がけてください。
「自社用プロンプト集を本格的に育てたい」「社員全員で共有して全社的に業務効率を上げたい」と感じた方は、宮崎で対面相談できる伴走パートナーをご活用ください。
執筆者
株式会社multi-solution 宮崎県宮崎市を拠点とする生成AI導入支援の専門会社。コワーキング施設「ATOMica宮崎」を活動拠点に、中小企業経営者向けにClaudeを中心としたAI活用コンサルティング・社内研修・社内人材のOJT育成支援を提供しています。代表は宮崎AI経営Labも運営。